1. Les informations suivantes vous sont communiquées afin que vous puissiez prendre connaissance des engagements en matière de protection des données à caractère personnel de la société Fidec social – 10 rue Jules Garnier – Baie des Citrons – Nouméa, qui agit en tant que responsable du traitement pour les traitements de données à caractère personnel évoqués dans le présent document.
2. La société Fidec social s’est engagée dans une politique de respect et de maintien de normes élevées en matière de déontologie et notamment de protection des données à caractère personnel.
3. La société Fidec social met en œuvre des traitements de données à caractère personnel en tant que responsable du traitement. L’identité et les coordonnées de la société Fidec social sont précisées sur le site https://www.fidecsocial.nc/ à la rubrique « mentions légales ».
4. La présente politique de protection des données personnelles a pour objectif de vous informer sur la manière dont ces données sont traitées par la société Fidec social et sur l’étendue de vos droits.
5. Elle pourra être amenée à évoluer en fonction du contexte légal et réglementaire applicable.
2.Les principes applicables aux données personnelles
6. La société Fidec social s’attache au respect des principes suivants dans le cadre de la collecte et l’exploitation des données personnelles.
2.1 Une utilisation légitime et proportionnée de vos données
7. Les données personnelles sont collectées, en permanence, par la société Fidec social pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.
8. Les données personnelles collectées par la société Fidec social ne peuvent être utilisées ultérieurement de manière incompatible avec les finalités initiales pour lesquelles elles ont été collectées.
9. Pour chaque traitement, la société Fidec social s’engage à ne collecter et traiter que des données strictement nécessaires à l’objectif poursuivi.
2.2 Une collecte loyale et transparente
10. Dans un souci de loyauté et de transparence vis-à-vis de ses clients, ses partenaires, ses fournisseurs et prestataires, la société Fidec social prend soin d’informer les personnes concernées de chaque traitement qu’elle met en œuvre par des mentions d’information.
11. Ces données sont collectées loyalement ; aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes concernées et sans qu’elles en soient informées.
2.3 Pertinence adéquation et minimisation des données collectées
12. Les données personnelles collectées sont strictement nécessaires à l’objectif poursuivi par la collecte. La société Fidec social s’attache à minimiser les données collectées et à les tenir exactes.
13. Les données personnelles collectées sont mises à jour régulièrement et stockées par la société Fidec social dans ses bases de données sécurisées.
2.4 Une protection des données personnelles dès la conception et par défaut
14. La société Fidec social a adopté des politiques et process internes et met en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection des données personnelles dès la conception et de protection des données personnelles par défaut.
15. Ainsi, lors de l’élaboration, de la conception, de la sélection et de l’utilisation d’applications, de services et de produits qui reposent sur le traitement de données personnelles la société Fidec social prend en compte le droit à la protection des données personnelles ou s’assure auprès de leurs éditeurs qu’elles répondent aux prescriptions légales et permettent d’assurer la protection des données qui y seront traitées.
16. A ce titre, par exemple la société Fidec social procède à de la pseudonymisation et à des techniques de chiffrement des données personnelles dès que cela est possible ou nécessaire.
3.Le traitement de vos données
3.1 Bases légales et finalités des traitements
17. La société Fidec social met en œuvre différents traitements dont les bases légales et les finalités sont les suivantes :
- Finalités des traitements fondés sur l’exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande et/ou l’exécution du contrat que vous avez souscrit :
- la gestion des prospects ;
- la gestion des nouveaux clients, en ce incluant :
- la rédaction des lettres de mission ;
- les autorisations de prélèvements pour les factures ;
- la détermination des missions ;
- la gestion des informations sociales, en ce incluant la réalisation d’une veille sociale ;
- la gestion des fins de contrat, en ce incluant :
- la réception de la demande du client et l’information à la direction ;
- la clôture du dossier du client ;
- l’archivage des documents clients ;
- la gestion de la facturation, en ce incluant :
- la gestion des tableaux de facturation ;
- la gestion de la facturation clients ;
- la gestion des encaissements, en ce incluant :
- la gestion des encaissements de comptabilité ;
- la gestion des paiements fournisseurs ;
- la gestion des journaux de paye ;
- la gestion des anomalies, en ce incluant :
- la gestion des impayés clients ;
- la gestion du contentieux ;
- la gestion des relations avec les fournisseurs ;
- la gestion du courrier ;
- la gestion de l’accueil de nos clients, fournisseurs, partenaires et prestataires.
- Finalités des traitements fondés sur le respect de nos obligations légales et réglementaires :
- la gestion de la comptabilité générale.
- Finalités des traitements fondés sur la poursuite de nos intérêts légitimes :
- la gestion des cookies du site https://www.fidecsocial.nc/ non soumis à consentement.
- la gestion de l’accueil de nos visiteurs.
- Finalités des traitements fondés sur votre consentement :
- la gestion des cookies du site https://www.fidecsocial.nc/ soumis à consentement.
18. Les finalités poursuivies sur le fondement de nos intérêts légitimes le sont dans le respect de vos droits et libertés.
19. Si la société Fidec social est amenée à traiter vos données pour des finalités autres que celles listées dans le paragraphe ci-avant, nous vous en informerons, et procéderons à toutes démarches complémentaires éventuellement nécessaires.
3.2 Données que nous traitons
20. La société Fidec social s’engage vis-à-vis de ses clients, partenaires, internautes visiteurs, prestataires et fournisseurs à ne collecter et à ne traiter que les données nécessaires à ses activités. En conséquence, la société Fidec social collecte différentes données à caractère personnel vous concernant.
21. Certaines données traitées par la société Fidec social sont collectées de manière indirecte à partir des sources suivantes :
- Fidec NC en cas de client commun, pour les traitements de gestion des prospects, des nouveaux clients.
3.3 Personnes concernées
22. Les personnes concernées par les traitements que réalise la société Fidec social sont :
- les prospects qui contactent la société Fidec social afin d’obtenir des informations sur ses activités et sur les services proposés ;
- les clients de la société Fidec social ;
- les partenaires, prestataires et fournisseurs de la société Fidec social ;
- tout utilisateur du site https://www.fidecsocial.nc/.
3.4 Destinataires des données
23. Pour atteindre les finalités décrites ci-dessus et dans les limites nécessaires à la poursuite de ces finalités, les données collectées par la société Fidec social peuvent être transmises à tout ou partie des destinataires suivants :
- les services internes de la société Fidec social habilités pour gérer notre relation avec vous (toutes les personnes en charge de la passation, de la gestion et de l’exécution des contrats notamment) ;
- les personnes chargées de traiter les réclamations et la prospection, les services administratifs, les services informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
- nos partenaires, prestataires et sous-traitants, tels que Fidec NC, notre éditeur de site Internet ou notre prestataire pour les dossiers en contentieux ;
- les avocats, auxiliaires de justice et officiers ministériels, les autorités administratives ou judiciaires saisies d’un litige le cas échéant, dans le cadre du respect des obligations légales incombant à la société Fidec social ou pour permettre à la société Fidec social d’assurer la défense de ses droits et intérêts ;
- les services chargés du contrôle tels que la chambre territoriale des comptes, les commissaires aux comptes et les auditeurs ainsi que les personnes chargées du contrôle interne.
3.5 Durées de conservation des données
24. Respectueuse du droit à l’oubli, la société Fidec social conserve les données à caractère personnel qu’elle collecte uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités du traitement et en accord avec la législation applicable.
25. Les données collectées par la société Fidec social seront, ainsi, conservées pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités décrites ci-dessus, augmentée du délai de la prescription légale.
26. Plus précisément, nous organisons notre politique de conservation des données de la manière suivante :
Finalités
Durée de conservation
La gestion des prospects
Données clients
Archive courante :
- durée de la relation contractuelle
Archive intermédiaire :
- 5 ans
Données prospects :
Archive courante :
- durée de gestion de la demande
Archive intermédiaire :
3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect
La gestion des nouveaux clients
Durée de la relation contractuelle
Rendu aux clients de leurs pièces dès fin de mission (15 jours pour venir récupérer les boîtes à archives)
La gestion des informations sociales, en ce incluant la réalisation d’une veille sociale
Conservation tant que le client est en cours
Rendu aux clients de leurs pièces dès fin de mission (15 jours pour venir récupérer les boîtes à archives)
La gestion des fins de contrat
Archives papier : disponible au client sous 15 jours sinon destruction va être mise en place (jusqu’à maintenant ce n’était pas détruit)
Archivage numérique : dossier ancien client / durant 5 ans
La gestion des cookies du site https://www.fidecsocial.nc/
1P_JAR
- 1 mois
ANID
- 13 mois
APISID
- 2 ans
CONSENT
- 19 ans
DV
- 1 jours
GMAIL_RTT
- Durée de la session
HSID
- 2 ans
NID
- 6 mois
SAPISID
- 2 ans
SEARCH_SAMESITE
- 6 mois
SID
- 2 ans
SIDCC
- 3 mois
SSID
- 2 ans
_cfduid
- 1 an
_cfduid
- 1 an
is_mobile
- Durée de la session
language
- 15 jours
sto-id-designer
- Durée de la session
La gestion de la facturation
10 ans à compter du dernier exercice (pas plus vieux que 2012)
La gestion des encaissements
Pour les encaissements clients :
5 exercices en cours sont disponibles au sein de l’application ;
Le fichier TXT n’est conservé que pour la durée du transfert vers Sage
Pour les encaissements fournisseurs :
Conservation de 10 ans (2011 plus vieux)
La gestion des journaux de paye
10 ans à compter de l’émission du journal de paye
La gestion des anomalies
Sanctions disciplinaires
Archive courante :
- N/A.
Archive intermédiaire :
- 2 mois à compter de la sanction.
Documents du contentieux
Archive courante :
- durée du contentieux.
Archive intermédiaire :
durée des prescriptions légales (5 ans pour les actions portant sur l’exécution du contrat de travail).
La gestion des relations avec les fournisseurs
Archive courante :
- durée de la relation contractuelle
Archive intermédiaire :
- 5 ans
La gestion du courrier
5 ans pour destruction des boîtes d’archives
La gestion de l’accueil de nos clients, fournisseurs, partenaires et prestataires
Registre courrier arrivée : 3 ans
Mél pour information des appels : hebdomadaire
La gestion de la comptabilité générale
10 ans à compter du dernier exercice (pas plus vieux que 2012)
La gestion des réponses aux demandes officielles d’autorités publiques ou judiciaires habilitées à cet effet
Durée à rattacher aux domaines concernés (cf gestion de la paie, Gestion de la comptabilité, voir si contentieux à la durée de conservation associées au traitement de gestion du contentieux dans le tableau de conservation du dossier spécifications fonctionnelles.
La gestion des demandes d’exercice de droits
En archive courante : celle du traitement de la demande
En archive intermédiaire : 1 an pour les droits dont la violation est considérée comment une contravention (droit d’accès et de rectification) et de 6 ans pour ceux considérés comme un délit (droit d’opposition), conformément aux prescriptions des articles 9 et 8 du code de procédure pénale.
La gestion de l’accueil de nos visiteurs
Mél pour information des appels : hebdomadaire
L’établissement de tout moyen de preuve nécessaire à la défense de nos droits
Sanctions disciplinaires
Archive courante :
- N/A.
Archive intermédiaire :
- 2 mois à compter de la sanction.
Documents du contentieux
Archive courante :
- durée du contentieux.
Archive intermédiaire :
durée des prescriptions légales (5 ans pour les actions portant sur l’exécution du contrat de travail).
3.6 Sécurité de vos données
27. La société Fidec social accorde une importance particulière à la sécurité de vos données personnelles.
28. Elle a mis en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées au degré de sensibilité des données personnelles, en vue d’assurer l’intégrité et à la confidentialité les données et de les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.
29. La société Fidec social effectue régulièrement des audits afin de vérifier la bonne application opérationnelle des règles relatives à la sécurité des données.
30. Ainsi, elle s’engage à prendre les mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles nécessaires pour :
- protéger ses activités ;
- préserver la sécurité des données personnelles de ses prospects, adhérents, donateurs, partenaires, fournisseurs, prestataires et internautes,
contre tout accès, modification, déformation, divulgation, destruction ou accès non autorisés des données personnelles qu’elle détient.
31. Néanmoins, la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles reposent sur les bonnes pratiques de chacun, ainsi vous êtes invité(e) à rester vigilant(e) sur la question.
32. Conformément à ses engagements, la société Fidec social choisit ses sous-traitants et prestataires avec soin et leur impose :
- un niveau de protection des données personnelles équivalent aux siens ;
- une utilisation des données personnelles ou des informations uniquement pour assurer la gestion des services qu’ils doivent fournir ;
- un respect strict de la législation et de la règlementation applicable en matière de confidentialité et de données personnelles ;
- la mise en œuvre de toutes les mesures adéquates pour assurer la protection des données personnelles qu’ils peuvent être amenés à traiter ;
- la définition des mesures techniques, organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité.
33. La société Fidec social conclut avec ses sous-traitants, conformément aux obligations légales, des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles.
3.7 Transfert de données en dehors de l’Union européenne
34. La société Fidec social ne procède à aucun transfert de données à caractère personnel vous concernant en dehors de l’Union européenne.
4.Vos droits et leurs modalités d’exercice
4.1 Le contenu de vos droits
35. Vous bénéficiez des droits suivants liés aux données vous concernant :
- droit à l’information ;
- droit d’accès ;
- droit de rectification ;
- droit d’effacement (sauf si elles sont nécessaires à l’exécution des services, ou qu’elles sont nécessaires à la société Fidec social pour respecter ses obligations légales ou constater ou exercer ses droits) ;
- droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, et ce auprès d’un tiers de confiance, certifié et chargé de faire respecter votre volonté, conformément aux exigences du cadre juridique applicable.
36. Au titre du droit d’accès, la société Fidec social pourra vous demander le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire des données à celle qui sera communiquée.
Vous disposez également :
- d’un droit d’obtenir la limitation d’un traitement ;
- d’un droit à la portabilité des données fournies ;
- d’un droit d’opposition.
4.2 Le droit d’opposition
37. Vous pouvez demander à exercer votre droit d’opposition à un traitement de données personnelles vous concernant pour des raisons tenant à votre situation particulière lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de la société Fidec social. Ce droit d’opposition s’applique également au profilage.
38. En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, la société Fidec social cessera le traitement sauf lorsqu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
39. Vous pouvez également vous opposer à tout traitement lié à la prospection sans qu’il soit nécessaire d’invoquer des raisons tenant à votre situation particulière.
4.3 L’exercice de vos droits
40. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de vos droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse contact@fidecsocial.nc ou par courrier postal au Délégué à la protection des données personnelles, à l’adresse Fidec social – 10 rue Jules Garnier – BP 4213 – 98 847 NOUMEA CEDEX, précisant les informations permettant d’établir votre identité.
4.4 Le retrait du consentement
41. Vous pouvez également retirer votre consentement à tout moment, pour les cas où celui-ci vous aurait été demandé (le retrait de votre consentement sera sans incidence sur la licéité du traitement réalisé avant le retrait du consentement).
4.5 L’introduction d’une réclamation
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
